نوبت‌دهی تلفنی خودکار چطور کار می‌کند؟

زمان را از حرف عادی می‌فهمد

تماس‌گیرنده لازم نیست تاریخ دقیق بگوید. جمله‌هایی مثل «فردا ساعت ۵ عصر»، «سه‌شنبه ده و نیم»، «پس فردا صبح» یا «اولین وقت خالی» فهمیده می‌شود. «ساعت ۵» بدون صبح یا عصر، ۱۷ حساب می‌شود؛ چون کسی ساعت ۵ صبح نوبت مطب نمی‌گیرد.

فقط وقت خالی داخل ساعت کاری

• وقت‌ها از ساعت کاری هر روز هفته و طول هر نوبت ساخته می‌شود. مثلاً ۹ تا ۱۳ با نوبت ۳۰ دقیقه‌ای یعنی ۹، ۹:۳۰ و ... تا ۱۲:۳۰.
• اگر وقت خواسته‌شده پر باشد، نزدیک‌ترین وقت خالی بعد از آن پیشنهاد می‌شود. «وقت بعدی» وقت خالی بعدی را می‌گوید.
• تا دو هفته جلوتر جستجو می‌شود؛ اگر وقتی نبود، درخواست تماس ثبت می‌شود.
• روزهای تعطیل (تعطیلات رسمی، مرخصی) را با تاریخ شمسی در پنل وارد می‌کنید و آن روزها نوبتی داده نمی‌شود.

هیچ وقتی دو بار رزرو نمی‌شود

هر وقت فقط یک نوبت فعال دارد، حتی اگر دو نفر هم‌زمان روی دو خط همان وقت را تأیید کنند؛ این قاعده در خود پایگاه داده است، نه فقط در منطق گفتگو. به نفر دوم گفته می‌شود وقت همین الان رزرو شد و وقت دیگری پیشنهاد می‌شود.

نوبت‌های حضوری هم در همان تقویم

منشی نوبت‌هایی را که حضوری یا تلفنی خودش می‌دهد در پنل ثبت می‌کند تا آوا آن وقت را به کسی پیشنهاد ندهد. نوبت‌ها با لغو از پنل دوباره آزاد می‌شوند و فهرست نوبت‌ها خروجی اکسل (CSV) دارد.

لغو با همان شماره

اگر کسی بگوید «نوبتم را لغو کنید»، آوا با شماره‌ای که تماس گرفته نزدیک‌ترین نوبت او را پیدا می‌کند، تاریخ را می‌خواند و بعد از تأیید لغو می‌کند. اگر با آن شماره نوبتی نباشد، درخواست تماس ثبت می‌شود تا منشی پیگیری کند.

اعلان

نوبت و درخواست تماس جدید و نوبت لغوشده در پنل دیده می‌شود. اعلان پیامکی به موبایل منشی و پیامک تأیید برای خود تماس‌گیرنده آماده است و با اتصال سامانه پیامک فعال می‌شود؛ تا آن زمان متن پیامک‌ها در پنل ثبت می‌شود.